事半功倍：Excel 快速錄入小技巧

日常工作中，錄入其實是出現(xiàn)頻率最高、耗時也最長的工作之一。掌握一些快速錄入技巧，絕對能讓你的工作事半功倍。接下來這篇文章，將帶你快速學(xué)習(xí)幾個 Excel 中的快速錄入小技巧，輕松成為職場中最靚的仔。

1. 從 1 輸?shù)?10000 需要多久？
絕大多數(shù)表格，都會在左側(cè)生成一個序號列。小表格還行，如果是一個非常大的表格，填寫序號也是件極為麻煩的事。其實制作序列號有一個非常簡便的辦法，那就是利用“單元格范圍”+“填充” 一秒鐘搞定。

事半功倍：Excel 快速錄入小技巧

首先在第一個序號框內(nèi)輸入“1”（示例表中為 A2 單元格），然后在名稱框內(nèi)輸入“A2:A10001”（即選擇全部的 10000 行），接下來點擊“開始-填充-序列”，將所有參數(shù)保持默認(rèn)，直接回車。這樣，1 到 10000 行的序號便瞬間填好了。

2. 只刪數(shù)不刪除公式你用幾秒？
有些表格是單月使用的，如果想下個月再用，就要把里面的數(shù)據(jù)全刪掉。不過這樣做不僅費時，也很容易將里面的公式搞掉。遇到這種情況，又該怎么辦呢？

Excel技巧 Excel錄入技巧

首先選中整個數(shù)據(jù)區(qū)（不要選擇標(biāo)題），然后點擊“開始-查找和選擇-常量”，按下 Del 鍵。這樣 2 秒鐘不到，一張帶有公式的完整空白表便現(xiàn)身眼前了。

3. 多工作表同時錄入
有些表格會內(nèi)置多個工作表，且這些工作表的內(nèi)容與布局也都大體相同。有沒有辦法，可以在多個工作表中同時錄入相同內(nèi)容呢？

Excel技巧 Excel錄入技巧

回答：首先選中所有工作表，直接錄入所需的信息。當(dāng)輸入完成后，你會發(fā)現(xiàn)所輸入的信息，已經(jīng)自動同步到每一個表格中了。而它與普通錄入最大的不同，就是第一步“全選工作表”。

4. Ctrl 鍵強制填充序列
使用填充柄拖拽序號時，最后一步需要用戶手工將其修改為“填充序列”。如果不想這么麻煩，其實還有一個更快捷的方法，即按下 Ctrl 鍵然后再拖拽填充柄。在這種模式下，Excel 將自動生成 1、2、3、4…… 這樣標(biāo)準(zhǔn)步長的序號，省卻了用戶手工選擇這一步。

Excel技巧 Excel錄入技巧

5.“1”、“2”代替輸入“男”、“女”
批量錄入性別信息時，無論使用下拉框還是手工錄入，都十分耗時。其實我們可以修改單元格格式，通過輸入“1”顯示“男”，輸入“2”顯示“女”，來快速搞定它。

Excel技巧 Excel錄入技巧

全選要設(shè)置的單元格，按下 Ctrl+1 進入單元格屬性面板。點擊“數(shù)字→自定義”，將下列代碼（[=1]"男";[=2]"女"）填寫到右側(cè)類型區(qū)。經(jīng)此處理后，只要在性別欄中輸入“1”或“2”，表格就會自動生成對應(yīng)的“男”和“女”字樣了。

6. 批量輸入單位
有些表格需要在數(shù)字后面添加單位，但手工添加不僅耗時，還會影響到后續(xù)計算。其實這種情況，同樣也能用單元格格式來解決。

Excel技巧 Excel錄入技巧

具體方法是：首先選中要處理的區(qū)域，Ctrl+1 進入單元格屬性面板，點擊“數(shù)字→自定義”，在“G/通用格式”后面直接輸入你要填寫的單位（比如“元”）?；剀嚭螅械臄?shù)字就會自動添加這個單位了。而且這樣處理過的表格，還不影響正常的公式運算。

7. 快速跳轉(zhuǎn)到表格最下方
有些表格數(shù)據(jù)列很長，如果想跳轉(zhuǎn)到表格的最下方或最上方，還是挺費時間的。其實在 Excel 中，我們可以借助快捷鍵“Ctrl+↓”或“Ctrl+↑”，快速跳轉(zhuǎn)到表格的最下方或最上方，對付長表格尤其有效。

Excel技巧 Excel錄入技巧

8. 多單元格一次性填寫相同內(nèi)容
如果需要在多個單元格填寫相同內(nèi)容，傳統(tǒng)方法是一個單元格一個單元格輸入，效率很低。其實這里有一個更便捷的方法，即按住 Ctrl 鍵，一次性選好所有要填寫的單元格，錄入信息。按下 Ctrl + 回車確認(rèn)后，所有被選中的單元格，就會一次性填好上述內(nèi)容了。

Excel技巧 Excel錄入技巧

9. 快速生成有規(guī)律的序列號
有些序號并非單純的數(shù)字，而是需要有一定字符做前綴（如物料號），直接使用自動填充肯定不行。這時就可以借助單元格格式，變相解決它。

Excel技巧 Excel錄入技巧

首先選中要處理的列，按下 Ctrl+1 進入單元格屬性面板，然后點擊“數(shù)字→自定義”，將默認(rèn)格式類型修改為“0”。接下來將固定的前后綴填寫在 0 的對應(yīng)位置上（前綴寫到 0 前方，后綴寫到 0 后方，使用英文引號分隔）。回車后，只要輸入數(shù)字，Excel 便會自動幫我們添好前后綴。而且這時“填充”功能也是可用的，再長的序號列也能利用這種技巧快速生成。

10. 快速生成合計值
很多表格都有合計欄，傳統(tǒng)方法是通過公式或者 SUM、SUBTOTAL 函數(shù)手工匯總，但如果要合計的列太多，頻繁操作也是很費時間的。其實我們只要先選中要統(tǒng)計的數(shù)據(jù)區(qū)（包含合計欄），然后按下“Alt+=”，Excel 就會自動完成行與列的求和操作。

Excel技巧 Excel錄入技巧

11. 快速顯示星期值
有些表格會在日期后面增加一個“星期”列，傳統(tǒng)方法是單獨生成一列，然后通過修改單元格格式的方法來解決。其實 Excel 中包含一個隱藏格式，只要在單元格屬性面板的日期格式后面添加“aaaa”后綴，星期值就會直接顯示出來了。

Excel技巧 Excel錄入技巧

12. 批量給員工加薪怎么辦？
昨天老板大發(fā)慈悲，給每位員工漲薪 500 塊。可面對上千名員工，作為財務(wù)人員的你或許就不那么高興了。這里其實涉及的，是一個如何面對所有數(shù)據(jù)批量運算的問題。最簡單的解決方法是：在旁邊敲入“500”并復(fù)制一下，然后選中所有要調(diào)薪的單元格，右鍵選擇“選擇性粘貼”，最后將設(shè)置面板中的“運算”修改為“加”就可以了！

Excel技巧 Excel錄入技巧

寫在最后
其實類似技巧，在 Excel 中還有很多。有時我們會因為不規(guī)范的錄入，給后期的統(tǒng)計和處理帶來很多麻煩。事先多學(xué)習(xí)一些 Excel 小技巧，能夠讓工作輕松而又事半功倍。好了，這就是今天要和大家分享的幾個小招式，你都學(xué)會了么！